Informace o zpracování osobních údajů

1. Správce a kontakt

Správcem osobních údajů v rozsahu popsaném v tomto dokumentu je EduVision s.r.o., Purkyňova 649/127, Medlánky, 612 00 Brno, IČ: 17803039, DIČ: CZ17803039 (dále jen „EduVision“).

Dotazy a žádosti lze zaslat na zive@archimedeslive.com nebo na adresu sídla. Kontaktní údaje jsou určeny také pro uplatnění práv subjektů údajů.

2. Kdy je EduVision správcem a kdy zpracovatelem

EduVision je samostatným správcem zejména u údajů obchodních kontaktů, objednávek, fakturace, zákaznické komunikace, provozní bezpečnosti, vlastních hostů a lektorů a návštěvnosti veřejného webu.

Pokud EduVision provozuje účty, organizace, přenos nebo archiv jménem obce, školy či spolku, může být v tomto rozsahu zpracovatelem a příslušná organizace správcem. Takové zpracování upravuje samostatná DPA. Organizace pod obecní licencí může být samostatným správcem, i když program hradí obec.

3. Objednávky, smlouvy a obchodní komunikace

Zpracováváme zejména:

• jméno, příjmení, funkci, organizaci, adresu, IČO a fakturační údaje,
• e-mail, telefon a obsah komunikace,
• zvolenou variantu, čas a verzi přijatých smluvních dokumentů a údaje o průběhu smlouvy.

Účelem je jednání o smlouvě, ověření oprávnění kontaktní osoby, uzavření a plnění smlouvy, fakturace, zákaznická podpora a ochrana právních nároků. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, je-li fyzická osoba smluvní stranou, a jinak oprávněný zájem podle písm. f) na jednání s pověřenými zástupci zákazníka. Účetní a daňové údaje zpracováváme také podle písm. c) pro splnění zákonných povinností.

Neuzavřenou poptávku a běžnou obchodní komunikaci uchováváme zpravidla nejdéle 3 roky od posledního jednání. Smluvní dokumentaci uchováváme po dobu smlouvy a zpravidla 10 let po jejím skončení kvůli právním nárokům. Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy, obvykle 10 let.

4. Účty a provoz programu

U správy vlastních provozních vztahů můžeme zpracovávat identifikační a kontaktní údaje, údaje o účtu, organizaci, roli, členství, přihlášení, nastavení, komunikaci s podporou a nezbytné technické logy. Účelem je poskytnutí programu, správa oprávnění, zabezpečení, předcházení zneužití a řešení incidentů.

Právním základem je plnění smlouvy nebo oprávněný zájem EduVision a zákazníka na bezpečném provozu služby. Údaje účtu uchováváme po dobu aktivního vztahu a následně po omezenou dobu potřebnou k vypořádání a ochraně práv. Běžné provozní logy jsou uchovávány podle typu a bezpečnostního významu zpravidla nejvýše 12 měsíců; údaje související s incidentem mohou být uchovány po dobu jeho řešení a navazujících nároků.

5. Vysílání a záznamy

U hostů, lektorů, moderátorů a dalších osob aktivně zapojených do vysílání můžeme zpracovávat jméno, profesní údaje, podobiznu, hlas, audiovizuální záznam a související komunikaci. Konkrétní účel, právní titul, licence a doba použití se určují podle role osoby, smlouvy, oprávněného zájmu nebo souhlasu, je-li potřebný.

U osob zapojených zákazníkem může EduVision vystupovat pouze jako zpracovatel. Podrobnosti stanoví DPA a Pravidla záznamů.

6. Veřejný web, technické údaje a analytika

Při návštěvě webu se nezbytně zpracovávají technické údaje potřebné k doručení a zabezpečení stránky, například IP adresa, čas požadavku, požadovaná adresa, typ zařízení a základní informace o prohlížeči. Právním základem je oprávněný zájem na bezpečném a funkčním provozu.

Web používá Vercel Web Analytics, která podle poskytovatele nepoužívá cookies a ukládá anonymizovaná data návštěvnosti. Slouží k základnímu měření výkonu webu na základě oprávněného zájmu.

Google Tag Manager slouží jako technická vrstva pro správu značek. Výchozí stav úložišť Google je nastaven na „denied“. Google Analytics 4 se pro analytické měření aktivuje až po výslovném souhlasu. Při souhlasu mohou být zpracovávány údaje o zařízení, navštívených stránkách, zdroji návštěvy a interakcích. Analytická data jsou v Google Analytics nastavena k uchování nejdéle 14 měsíců, není-li dříve vymazána.

Souhlas je dobrovolný, jeho odmítnutí neomezuje základní funkce a lze jej kdykoli změnit. Odvolání nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování.

Změnit nastavení analytiky

Marketingové a reklamní technologie, včetně Meta Pixelu, nejsou v současnosti bez samostatného marketingového souhlasu aktivovány.

7. Příjemci a dodavatelé

Podle účelu mohou být údaje zpřístupněny pověřeným pracovníkům EduVision, zákazníkovi, jeho oprávněným správcům, účetním a právním poradcům, orgánům veřejné moci při splnění zákonné povinnosti a těmto hlavním technickým dodavatelům:

• Supabase – databáze, autentizace a úložiště,
• Vercel – hosting, serverové funkce a webová analytika,
• Ag Art cz s.r.o. / WebMeeting.cz – realizace online vysílání,
• Web4U s.r.o. – e-mailová infrastruktura,
• Google Ireland Limited a její smluvní dodavatelé – pouze při použití Google Analytics po udělení souhlasu.

8. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Hlavní databáze programu je provozována v regionu Evropské unie. Vercel, Supabase, Google nebo jejich subdodavatelé však mohou omezené údaje zpracovávat i mimo EHP, zejména v USA. Předání probíhá pouze při splnění podmínek kapitoly V GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek Evropské komise a odpovídajících doplňkových opatření.

Informaci o konkrétních zárukách nebo možnosti získat jejich kopii lze vyžádat na kontaktním e-mailu.

9. Odkud údaje získáváme a zda jsou povinné

Údaje získáváme přímo od dotčené osoby, od zákazníka nebo jeho správce, z veřejných rejstříků při ověřování organizace a automaticky při používání webu a programu. Kontaktní osoba zákazníka odpovídá za to, že je oprávněna předat údaje dalších osob a že je o tom informovala.

Údaje označené ve formuláři jako povinné jsou nezbytné k vyřízení objednávky nebo poskytnutí příslušné funkce. Bez nich nelze objednávku ověřit nebo službu bezpečně provozovat. Analytický souhlas a údaje označené jako volitelné nejsou povinné.

10. Práva fyzických osob

Za podmínek GDPR má subjekt údajů právo:

• získat potvrzení a přístup ke svým údajům,
• požadovat opravu, výmaz nebo omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• získat údaje v přenositelném formátu, je-li právo použitelné,
• kdykoli odvolat souhlas, je-li zpracování založeno na souhlasu,
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

Pokud EduVision zpracovává údaje pouze jménem zákazníka, předá žádost příslušnému zákazníkovi jako správci a poskytne mu potřebnou součinnost.

11. Automatizované rozhodování

EduVision neprovádí rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro fyzickou osobu mělo právní nebo obdobně závažné účinky. Bezpečnostní filtry a omezení četnosti požadavků mohou automaticky dočasně zablokovat podezřelý technický požadavek; dotčená osoba může požádat o lidské přezkoumání.

12. Změny těchto informací

Dokument průběžně aktualizujeme podle změn služby a právních požadavků. Podstatné změny týkající se registrovaných uživatelů oznámíme vhodným způsobem. V záhlaví je vždy uvedeno datum a číslo aktuální verze.