Pravidla pořizování a zpřístupnění záznamů

1. Rozsah a závaznost pravidel

Tato pravidla upravují pořizování, přenos, ukládání a zpřístupnění obrazových, zvukových a audiovizuálních záznamů v programu ARCHIMEDES Live. Jsou součástí smluvních podmínek programu a použijí se společně s VOP, DPA a informacemi o zpracování osobních údajů.

Zákazník zajistí, aby se s pravidly před aktivní účastí ve vysílání seznámili jeho uživatelé a další osoby, které do vysílání zapojuje.

2. Divák a aktivní účastník

Pouhé sledování programu z oprávněného účtu zpravidla nevede k zachycení obrazu ani hlasu diváka. Obraz nebo hlas mohou být přeneseny či zaznamenány pouze při aktivním vstupu, zejména po zapnutí kamery nebo mikrofonu, připojení hosta, použití chatu či odeslání jiného uživatelského obsahu.

Zapnutí kamery nebo mikrofonu není běžnou podmínkou sledování programu. Uživatel je zapíná jen tehdy, pokud je k tomu oprávněn, byl předem informován a rozumí tomu, zda se pořizuje záznam.

3. Kdy může být záznam pořizován

Záznam lze pořídit jen pro předem určený a sdělený účel, zejména pro zpřístupnění programu oprávněným uživatelům v archivu, návaznou výuku, dokumentaci programu, ochranu práv nebo zajištění kvality a bezpečnosti. Před zahájením záznamu musí být aktivní účastníci srozumitelně upozorněni; během záznamu má být stav zřetelně označen dostupnými technickými prostředky.

Rozsah záznamu musí být přiměřený účelu. Pokud není zachycení účastníka potřebné, má pořadatel použít vypnutou kameru či mikrofon, anonymní označení nebo jiný šetrnější postup.

4. Role EduVision a zákazníka

U pořadů, které EduVision samo dramaturgicky připravuje a u nichž určuje účely a způsob použití záznamu, vystupuje EduVision jako správce osobních údajů. Právní titul, oprávnění k užití projevu, podobizny a autorských příspěvků hosta nebo lektora se upravují podle povahy pořadu, zpravidla smlouvou, oprávněným zájmem nebo souhlasem, je-li potřebný.

Pokud aktivní účastníky zapojuje obec, škola, spolek nebo jiný zákazník a sám určuje účel jejich účasti, je za informování, právní titul a interní oprávnění odpovědný tento zákazník. EduVision v takovém rozsahu jedná podle pokynů zákazníka jako zpracovatel dle DPA.

5. Děti a další zranitelné osoby

Při zapojení dětí musí škola nebo jiná odpovědná organizace předem určit právní základ, splnit informační povinnost vůči dětem a případně jejich zákonným zástupcům a dodržet školské, pracovněprávní a další použitelné předpisy. Nelze automaticky předpokládat, že obecný souhlas se školními aktivitami pokrývá veřejné nebo dlouhodobé použití záznamu.

Do vysílání se nemají bez nezbytného důvodu sdělovat celá jména dětí, kontakty, zdravotní údaje ani jiné citlivé či snadno zneužitelné informace. Kamery a mikrofony zařízení používaných dětmi smí zapnout jen oprávněná osoba za odpovídajícího dohledu.

6. Archiv, přístup a doba uchování

Záznam může být zpřístupněn pouze okruhu uživatelů určenému u konkrétního programu, podle jejich role, organizace a licence. Veřejné zveřejnění se provede jen tehdy, pokud pro něj existuje samostatné oprávnění a dotčené osoby o něm byly informovány.

Doba uchování se stanoví podle účelu a informací u pořadu nebo smlouvy s účastníkem. Není-li uvedeno jinak, záznam zůstává v archivu po dobu, kdy je součástí programu a trvá odpovídající právní titul; poté bude odstraněn nebo anonymizován, nebrání-li tomu zákonná povinnost či ochrana právních nároků. Zákazník může požádat o omezení přístupu nebo výmaz údajů, které EduVision zpracovává jeho jménem.

7. Zákaz neoprávněného pořizování a šíření

Uživatel nesmí bez oprávnění pořizovat vlastní kopii přenosu nebo záznamu, obcházet ochranu archivu, poskytovat přístup třetí osobě ani obsah stahovat, zveřejňovat, upravovat nebo dále šířit. Tím nejsou dotčena zákonná oprávnění, která nelze smluvně vyloučit.

Zákazník odpovídá za přiměřené nastavení prostoru, zařízení a účtů tak, aby nebyly neúmyslně zachyceny osoby, dokumenty, obrazovky nebo rozhovory, které do vysílání nepatří.

8. Námitky, incidenty a kontakt

Osoba, která nechce být zachycena, má před aktivním vstupem kontaktovat pořadatele a využít možnost účasti bez obrazu či hlasu, je-li dostupná. Žádost o informace, omezení přístupu, opravu označení nebo výmaz lze zaslat na zive@archimedeslive.com. EduVision žádost vyřídí jako správce, nebo ji předá příslušnému zákazníkovi, pokud jedná jen jako zpracovatel.

Podezření na neoprávněný přístup, kopii nebo zveřejnění záznamu je nutné oznámit bez zbytečného odkladu. EduVision může přístup preventivně omezit, uchovat nezbytné důkazy a přijmout další bezpečnostní opatření.